02. Feb 2021
Wie und warum OKRs für uns funktionieren

Wie funktionieren OKRs?

OKRs sind eine Methode, um die strategische Ausrichtung innerhalb einer Organisation herzustellen und zu verfolgen. Das Objective und Key Results Framework hilft dabei, Jahresziele (Moals) zu definieren, vierteljährliche Ziele (Objectives) daran auszurichten und die Zielerreichung mithilfe konkreter Kennzahlen (Key Results) zu überprüfen.

Das Grundkonzept der OKRs ist zwar sehr einfach zu verstehen, aber es ist schwer, es auch richtig zu beherrschen. Das OKR-Framework kann als agile Praktik bezeichnet werden, da Transparenz sowie ein inkrementelles Vorgehen mit stetiger Überprüfung und Anpassung eine entscheidende Rolle spielen. Als Management 3.0-Methode weist das OKR-Framework in mancher Hinsicht auch Ähnlichkeiten mit Scrum auf.

Objectives und Key Results

Die Objectives leiten sich aus der Vision, der Mission und den jährlichen Zielen eines Unternehmens ab. Die Key Results sind konkrete, spezifische und messbare Maßnahmen, die in Bezug auf eines der Objectives definiert werden und zu dessen Zielerreichung beitragen sollen. Die Key Results werden in der Regel auf einer prozentualen Skala gemessen, wobei 70% bereits als Erfolg verstanden werden. Diese Stretching Goals spornen dazu an, sich herausfordernde Ziele zu setzen und bei Erreichen der 70% diese noch übertreffen zu wollen. Ein regelmäßiges Erreichen von 100% spricht dafür, dass die Ziele nicht ambitioniert genug gesteckt wurden.

Was das OKR-Framework im Gegensatz zu anderen Management-Methoden auszeichnet, ist zum einen der Fokus auf die Zyklen und zum anderen der Umgang mit den Ergebnissen. Wenn ein Objective nicht erreicht wird, stellt man sich nicht die Frage, wer schuld daran ist, sondern konzentriert sich darauf, woran es lag und wie man es im nächsten Zyklus besser machen kann.

Warum haben wir uns für OKRs entschieden?

Bei XITASO sind wir neben unseren Projektteams in Communities of Practice organisiert. Jede unserer Communities hat das Ziel, sich zu bestimmten Themen – wie z.B. Frontend-Technologien, Vertrieb oder agile Methoden – auszutauschen und dabei Wissen aufzubauen und zu teilen. Das hat für uns immer gut funktioniert, aber je mehr unsere Organisation wuchs, desto schwerer wurde es, den regelmäßigen Austausch zwischen allen Communities aufrecht zu halten und gemeinsame Ziele zu verfolgen.

Um sicherzustellen, dass wir alle am gleichen Strang ziehen und sich die Bemühungen all unserer Communities zu den jährlichen und langfristigen Zielen unserer Organisationen summieren, mussten wir eine gemeinsame strategische Ausrichtung herstellen. Das OKR-Framework schien dafür perfekt zu passen, also haben wir Ende 2019 begonnen, diese Methode auszuprobieren.

Warum funktionieren die OKRs für uns?

Nachdem wir das OKR-Framework in 2020 ein Jahr lang mit insgesamt drei Zyklen durchgeführt haben, kann ich sagen, dass diese Methode für uns wirklich gut funktioniert. Wir haben festgestellt, dass sich die Objectives jeder Community in gewisser Weise ähneln, während sich die Key Results teilweise sehr voneinander unterscheiden. Das zeigt, dass die Ziele, die wir erreichen wollen, communityübergreifend die gleiche strategische Ausrichtung haben, während der Weg zu deren Erreichung eher in der Eigenverantwortung der Communities liegt. Schon vor meiner Zeit bei XITASO habe ich bei mehreren Gelegenheiten versucht, das OKR Framework einzuführen – das ist jedoch immer gescheitert. Mittlerweile weiß ich, woran das lag und kann aus meiner Erfahrung einige wichtige Learnings herausstellen:

1. Abhängigkeiten vermeiden

Ein Werkzeug ist nur dann gut, wenn es auch für den richtigen Anwendungsfall benutzt wird: Man würde keinen Hammer verwenden, um eine Schraube festzuziehen. Und wenn doch, dann wäre die Erfolgsquote vermutlich sehr gering. Gleiches gilt für die OKRs: Es ist ein Framework zum Management der strategischen Ausrichtung zwischen voneinander unabhängigen Einheiten. Setzt man das Framework bei voneinander abhängigen Einheiten, z.B. bei Komponententeams ein, so entstehen auch bei der Zielerreichung kreisförmige Abhängigkeiten, die sehr wahrscheinlich zu Unzufriedenheit, Ausreden und letztendlich zum Scheitern des Frameworks führen.

2. Strategie ≠ Daily Business

Was passiert, wenn ein Team sich das Objective setzt, seine tägliche Arbeit zu erledigen? Sie werden dann höchstwahrscheinlich ihren Job machen – nicht mehr und nicht weniger. Wenn eine Organisation aber wachsen und sich stetig verbessern möchte, ist das nicht sonderlich zielführend. Deshalb sollten die OKRs niemals nur das Daily Business abbilden, sondern dazu motivieren, typische Wege zu verlassen und Neues auszuprobieren, um die langfristigen Ziele erreichen zu können. Nur so können OKRs dabei helfen, Organisationen zu verbessern, anstatt nur den Status Quo zu halten und unweigerlich zu wiederholen.

3. Überprüfen UND anpassen

Apropos verbessern – hier ist der wichtigste Ratschlag, den ich habe: Vergesst nicht zu lernen! Es ist sehr unwahrscheinlich, dass eine Organisation das OKR-Framework von Anfang an perfekt umsetzt, weshalb Iterationen eine so wichtige Rolle spielen. Nutzt regelmäßig Review- und Retro-Termine, um zu überprüfen, ob Ihr Euch die richtigen Ziele gesetzt habt, ob Ihr auf dem richtigen Weg seid, um diese zu erreichen und ob Ihr das Framework richtig benutzt. Zyklus für Zyklus sollte man Feedback einholen, den Prozess überprüfen und planen, wie man ihn noch verbessern könnte. Dabei ist sicherzustellen, dass die Verbesserungsideen diskutiert und dann auch umgesetzt werden. Die Schlüsselbegriffe lautet „überprüfen UND anpassen“ – nicht nur eines von beiden.