02. Feb 2021
Cómo y por qué nos funcionan los OKR

¿Cómo funcionan los OKR?

Los OKR son un método para establecer y seguir la alineación estratégica dentro de una organización. El marco de objetivos y resultados clave ayuda a definir los objetivos anuales (Moals), así como a alinear los objetivos trimestrales (Objectives) con ellos y a supervisar la consecución de los objetivos con la ayuda de cifras características concretas (Key Results).

El concepto básico de los OKR es muy fácil de entender, pero es difícil dominarlo de forma adecuada. El marco de OKR puede describirse como una práctica ágil, pues la transparencia y un enfoque incremental, con una revisión y adaptación constantes, desempeñan un papel decisivo. Como método de gestión 3.0, el marco de OKR también presenta similitudes con Scrum en algunos aspectos.

Objectives y Key Results

Los Objectivesse derivan de la visión, de la misión y de las metas anuales de una empresa. Los Key Results son acciones concretas, específicas y medibles que se definen en relación con uno de los objetivos y tienen por objeto contribuir a su consecución. Los resultados clave suelen medirse en una escala de porcentajes, en la que el 70 % se entiende ya como un éxito. Estos Stretching Goals animan a las personas a fijarse metas desafiantes y, cuando alcanzan el 70 %, a querer superarlas. Lograr de forma sistemática el 100 % indica que no se han fijado objetivos suficientemente ambiciosos.

Lo que distingue al marco OKR de otros métodos de gestión es, por un lado, el enfoque en los ciclos y, por otro, la forma en la que se abordan los resultados. Cuando no se consigue un objetivo, no es necesario preguntarse a quién hay que culpar, sino que basta con centrarse en cuál ha sido el problema y cómo puede hacerse todo mejor en el siguiente ciclo.

¿Por qué hemos elegido los OKR?

En XITASO, nos organizamos en comunidades de práctica («communities of practice») junto con nuestros equipos de proyecto. Cada una de nuestras comunidades tiene como objetivo intercambiar ideas sobre temas específicos, como las tecnologías front-end, las ventas o los métodos ágiles para, después, construir y compartir conocimientos durante el proceso. Esto siempre nos ha funcionado bien; no obstante, cuanto más crecía nuestra organización, más difícil resultaba mantener un intercambio regular entre todas las comunidades y perseguir objetivos comunes.

Para garantizar que todos tirábamos en la misma dirección y que los esfuerzos de todas nuestras comunidades se sumaban a los objetivos anuales y a largo plazo de nuestras organizaciones, necesitábamos establecer una dirección estratégica común. El marco de OKR parecía encajar perfectamente en esto, por lo que empezamos a probar este método a finales de 2019.

¿Por qué funcionan los OKR en nuestro caso?

Después de aplicar el marco de OKR en 2020 durante un año con un total de tres ciclos, puedo decir que este método nos funciona realmente bien. Hemos constatado que los objetivos de cada comunidad son similares en ciertos aspectos, mientras que los resultados clave son a veces muy diferentes. Esto demuestra que los objetivos que queremos lograr tienen la misma orientación estratégica en todas las comunidades, mientras que la forma de alcanzarlos es más bien la responsabilidad de las propias comunidades. Incluso antes de mi etapa en XITASO, intenté en varias ocasiones introducir el marco de OKR, pero siempre fracasé. Ahora sé cuál fue la razón y puedo resaltar algunas lecciones importantes de mi experiencia.

1. Evitar dependencias o interacciones

Una herramienta solo es buena si se utiliza para la aplicación correcta. Nadie utilizaría un martillo para apretar un tornillo. Y si lo hiciera, la tasa de éxito sería, casi con toda seguridad, muy baja. Lo mismo ocurre con los OKR. Representan un marco para gestionar la alineación estratégica entre entidades independientes. Si el marco se utiliza en unidades interdependientes, como pueden ser equipos de componentes, también surgen interacciones o dependencias circulares en la consecución de los objetivos, que muy probablemente desembocarán en la insatisfacción, en excusas y, al final, en el fracaso del marco.

2. Estrategia ≠ Daily Business

¿Qué ocurre cuando un equipo se fija como objetivo hacer su trabajo diario? Lo más probable es que hagan su trabajo, ni más ni menos. Sin embargo, si una organización quiere crecer y mejorar constantemente, esto no resulta demasiado eficaz. Por este motivo, los OKR nunca deben reflejar únicamente la actividad diaria, sino motivar a salirse de los caminos de siempre y probar cosas nuevas para poder alcanzar los objetivos a largo plazo, pues este es el único modo en el que los OKR pueden ayudar a mejorar las organizaciones, en lugar de limitarse a mantener y repetir inevitablemente el status quo.

3. Revisar Y adaptar

Y, hablando de mejorar, este es el consejo más importante que tengo: No se olvide de estudiar y aprender. Es realmente improbable que una organización aplique el marco de OKR a la perfección desde el principio, por lo que las iteraciones desempeñan un papel realmente importante. Utilice revisiones y retrospectivas periódicas para comprobar que se ha fijado los objetivos correctos, que está en la dirección correcta para alcanzarlos y que está utilizando el marco de forma adecuada. Busque y recopile opiniones y comentarios ciclo a ciclo, revise el proceso y planifique la forma en la que puede mejorarlo. Y, al hacerlo, asegúrese de que las ideas de mejora se debatan y, después, también se pongan en práctica cuando y como proceda. Las palabras clave son «revisar Y adaptar», y no solo una de las dos.