Flexplan

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Flexplan: Automatisierte Dienst- und Tagesplanung unter Berücksichtigung von Dienstwünschen

Die Personaleinsatzplanung in großen Organisationen wie Kliniken ist komplex und ebenso zeit- wie kostenintensiv. Um personalplanerische Prozesse an einer Anästhesieklinik zu optimieren, hat XITASO deshalb eine Software entwickelt, die eine automatisierte, individualisierte und schnelle Personaleinsatzplanung ermöglicht. Seit 2015/16 setzt die Klinik für Anästhesiologie am Klinikum rechts der Isar (MRI) die Personaleinsatzplanungs-Software Flexplan ein. Durch Flexplan werden nicht nur die Dienstplanung effizienter gestaltet, Opportunitätskosten gesenkt und das Planungsniveau erhöht. Durch die Effizienz, Transparenz und Qualität der Software werden Zeit und Kosten gespart und gestiegene Mitarbeiterzufriedenheit und Planungssicherheit gewährleistet. Das Projekt Flexplan ging aus einer Forschungs- und Entwicklungskooperation zwischen der Klinik für Anästhesiologie am MRI und dem UNIKA-T (Universitäres Zentrum für Gesundheitswissenschaften am Klinikum Augsburg) hervor, die die Optimierung von Personalprozessen untersucht hat. XITASO als IT-Dienstleister war für die technische Umsetzung der Forschungsergebnisse zuständig. Mittlerweile konnte die Personaleinsatzplanungssoftware auch in einer anderen Klinik am MRI adaptiert und umgesetzt werden.

Technologien

  • PHP
  • MariaDB
  • COIN-OR CBC
  • Symfony

 

Ausgangssituation

Die Dienstpläne für die über 150 Ärzte der Klinik für Anästhesiologie am Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München zu erstellen, war bis zur Zusammenarbeit mit XITASO außerordentlich kompliziert und zeitaufwendig. Bis dahin erfolgte die Dienstplanerstellung der Anästhesiologie größtenteils manuell: Die Dienstwünsche der Ärzte wurden in ausgedruckte Listen eingetragen, welche daraufhin in Excel-Listen übertragen wurden. Zu berücksichtigen waren nicht nur tarifvertragliche Vorgaben wie ausreichende Zeitabstände zwischen den 24-Stunden- und Spätschichten, sondern auch, dass jeder Arzt und jede Ärztin entsprechend seiner und ihrer Qualifikation und Erfahrungsstufe eingeteilt werden sollte. Kurzfristige Dienstplanänderungen aufgrund von Krankheit sowie eine mittel- und langfristige Planung von Urlauben und Fortbildungen mussten ebenfalls ermöglicht werden. Diese zeitaufwendige und komplizierte Form der Dienstplanung wurde jedoch den wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht und war kosten- und zeitintensiv, weshalb die Klinik auf der Suche nach einer optimierten Lösung war: Der bestmögliche Einsatz der verfügbaren Personalressourcen sollte bei einer fairen und transparenten Berücksichtigung der Dienstwünsche der einzelnen Ärzte einfach und schnell geplant und umgesetzt werden können.

Aufgaben und Ziele

XITASO sollte eine Dienstplanungssoftware entwickeln, um die Dienste auf Basis mathematischer Optimierungsmodelle automatisiert zu verteilen und dabei die Bedarfe und Qualifikationen der Ärzte zu berücksichtigen. Ziel war es, eine einfach zu bedienende und anpassungsfähige Lösung zu entwickeln, die den hohen und herausfordernden Zeit- und Kostenaufwand mit Hilfe der automatisierten Erstellung der Dienstpläne deutlich reduzieren sollte. So mussten nicht nur die unterschiedlichen Dienste abgedeckt, sondern auch die einzelnen Qualifikationen der Ärzte, die Ausbildung der Assistenzärzte, die Abwesenheiten und Dienstwünsche der Beschäftigten berücksichtigt werden.

Ergebnis

Nach einer umfassenden Anforderungsanalyse haben die Experten von XITASO mit Hilfe eines auf langjähriger Forschung basierenden mathematischen Modells ein Regelwerk erstellt, welches die automatisierte Dienst- und Tagesplanung problemlos ermöglicht und dadurch der Klinik für Anästhesiologie einen enormen Mehrwert bietet.
Die Softwarelösung Flexplan ermöglicht die automatisierte Dienstplanung, die Tagesplanung der Arbeitsplätze und die Quartalsplanung, die die Aus- und Weiterbildung der Ärzte berücksichtigt. Ungeplante und kurzfristige Abwesenheiten können ebenfalls einberechnet werden, sodass die Planstabilität stets gewährleistet werden kann. Die Software kann außerdem deutlich mehr Regeln und Wünsche berücksichtigen, als dies bei der vorherigen manuellen Planung der Fall war. Auch die Beantragung und Gewährung von Urlauben, Dienstreisen und anderen Fehlzeiten kann über Flexplan digital verwaltet werden. Sämtliche Bestätigungen und Änderungen der Pläne können den betroffenen Ärzten automatisiert per E-Mail mitgeteilt werden.
Aufgrund des generischen Aufbaus ist es möglich, die Software den individuellen Kundenbedürfnissen anzupassen und um entsprechend gewünschte Module zu erweitern. Die Softwarelösung kann außerdem über eine Schnittstelle Verbindungen zu Zeitwirtschaftssystemen herstellen. Die Benutzerrechte auf Flexplan lassen sich an unterschiedliche Benutzer oder Rollen vergeben. Der Planer kann Dienstpläne anlegen, diese veröffentlichen und einzelne Nutzer administrieren. Der Mitarbeiter beispielsweise kann die veröffentlichten Pläne einsehen, ausdrucken und seine Wünsche mithilfe einer Eingabemaske äußern. Die Mitarbeiteradministration ermöglicht darüber hinaus das Verwalten von Verträgen oder Qualifikationen.
Mit Hilfe der intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche und der Rechenleistung der Software konnte XITASO den Komplexitätsgrad der Dienstplanerstellung in so hohem Maße minimieren, dass der Planungsprozess nur noch wenige Minuten dauert, eine deutliche Zeitersparnis zum vorherigen manuellen Aufwand von mehreren Tagen. Die Implementierung der Dienstplanungssoftware wurde parallel auch wissenschaftlich durch das UNIKA-T begleitet und evaluiert. Durch die Automatisierung benötigt die Dienstplanung nur noch etwa zwei Minuten im Monat, die Tagesplanung etwa eine Minute in der Woche. Im Zuge einer über 19 Monate dauernden Akzeptanzstudie konnte außerdem nachgewiesen werden, dass die Mitarbeiterzufriedenheit seit dem Einsatz von Flexplan deutlich gestiegen ist. In diesem Zusammenhang ist insbesondere eine Erfüllungsquote von 87 % der Dienstwünsche zu erwähnen, wobei die Wünsche nach dienstfreien Tagen zu 99 % erfüllt werden konnten. Von den Vorteilen der Software profitieren also nicht nur die Klinikleitung, sondern auch die Dienstplaner und die einzelnen Ärztinnen und Ärzte.
Das System hat sich in der Praxis in der Anästhesiologie des MRI als so stabil, zuverlässig und produktiv erwiesen, dass Flexplan mittlerweile auch von der Klinik und Poliklinik für Chirurgie am MRI, angepasst an deren spezielle Bedürfnisse, eingesetzt wird.

Initiiert wurde Flexplan vom Geschäftsführenden Oberarzt der Klinik für Anästhesiologie am MRI, apl. Prof. Dr. Manfred Blobner, der auch während des gesamten Projekts als Berater fungierte. Federführend an dem Projekt beteiligt waren außerdem Prof. Dr. Jens Brunner, Inhaber des Lehrstuhls für Health Care Operations/Health Information Management an der Universität Augsburg und stellvertretender Geschäftsführender Direktor des UNIKA-T sowie Christopher Gross, Wissenschaftlicher Mitarbeiter und Doktorand am Lehrstuhl für Health Care Operations/Health Information Management. XITASO Mitarbeiter Gross und Prof. Brunner, seit 2016 Geschäftsführer der XITASO Healthcare GmbH, sind beide ausgewiesene Experten im Bereich der Personaleinsatzplanung von Ärzten und Pflegekräften. Ihre wissenschaftlichen Erkenntnisse sind in jedem Stadium des Projekts in Flexplan mit eingeflossen.

Zwei Veröffentlichungen zur Thematik:

Gross, C./Fügener, A./Brunner, J.O.: Online rescheduling of physicians in hospitals. Flexible Services and Manufacturing Journal (2017), online unter https://link.springer.com/article/10.1007/s10696-016-9274-2

Fügener, A./Brunner, J.O./Podtschaske, A.: Duty and workstation rostering considering preferences and fairness: A case study at a department of anesthesiology. International Journal of Production Research (2015), online unter http://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/00207543.2015.1082667

MRI

  • 1834 gegründet, seit 1967 Universitätsklinikum
  • Weltweit vertreten
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