La planificación del personal en grandes organizaciones, como puede ser un hospital, resulta compleja y requiere una gran cantidad de tiempo y dinero. Por ejemplo, para optimizar los procesos de planificación del personal en una clínica de anestesia, XITASO desarrolló un software que permite realizar una planificación del personal de manera automática, rápida y personalizada.
El entorno de la moderna medicina de alto rendimiento no podría ser mejor. En el centro de una de las ciudades más atractivas de Alemania, el Klinikum Rechts der Isar trabaja para ofrecer unas condiciones ideales a la hora de ofrecer una atención del más alto nivel a sus pacientes y, para ello, colabora con numerosas instituciones médicas y científicas de primer orden y, además, recibe el apoyo de la Universidad Técnica de Múnich (TUM), que ostenta el título de Universidad de Excelencia.
Desde 2015/16, el Servicio de Anestesiología del Klinikum Rechts der Isar (MRI) utiliza el software de planificación del personal Flexplan, que reduce los costes de oportunidad y aumenta el nivel de planificación. La eficacia, la transparencia y la calidad del programa informático permiten ahorrar tiempo y costes y, además, garantizan una mayor satisfacción del personal y un nivel más alto de seguridad en la planificación. El proyecto Flexplan surgió de una cooperación en materia de investigación y desarrollo entre el Servicio de Anestesiología del MRI y el UNIKA-T (Centro Universitario de Ciencias de la Salud del Hospital de Augsburgo), que ha investigado durante mucho tiempo la optimización de los procesos de personal. XITASO, en su calidad de proveedor de servicios informáticos, se encargó de la aplicación técnica de los resultados de la investigación. Entretanto, el programa informático de planificación del personal también pudo adaptarse e implantarse en otro departamento del MRI.
Hasta la colaboración con XITASO, la creación de los horarios y turnos para los más de 150 médicos del Servicio de Anestesiología del Hospital Rechts der Isar de la Universidad Técnica de Múnich resultaba muy complicada, llevaba mucho tiempo y se realizaba en su mayor parte de forma manual. Las solicitudes de turnos del personal se registraban en listas, que a su vez se introducían en listas de Excel. Así, no solo había que tener en cuenta las especificaciones de los convenios colectivos, como los espacios de tiempo suficientes entre los turnos de 24 horas y los turnos de noche, sino también el hecho de que era preciso distribuir al personal en función de su cualificación y su nivel de experiencia.
También había que posibilitar los cambios a corto plazo en los horarios y turnos en caso de enfermedad, así como la planificación a medio y largo plazo de las vacaciones y de las sesiones de formación continua. Esta forma de programar los horarios y turnos ya no satisfacía las crecientes demandas y resultaba costosa y lenta, por lo que la clínica buscaba una solución optimizada. Así, se necesitaba que la asignación óptima de los recursos de personal disponibles pudiera planificarse y aplicarse de forma fácil y rápida y teniendo en cuenta las solicitudes de turnos del personal de forma justa y transparente.
Tras un exhaustivo análisis de los requisitos, los expertos de XITASO utilizaron un modelo matemático basado en muchos años de investigación para crear un conjunto de reglas que facilita enormemente la planificación automatizada de los horarios y los turnos diarios, lo que ofreció al Servicio de Anestesiología un enorme valor añadido.
La solución de software Flexplan permite la planificación automatizada de horarios, así como la planificación diaria de los puestos de trabajo y la planificación trimestral, que tiene en cuenta además las sesiones de formación y perfeccionamiento del personal. También pueden incluirse las ausencias imprevistas y de corta duración, por lo que la estabilidad del plan está garantizada en todo momento. El software también puede tener en cuenta muchas más normas y deseos que las que eran posibles en la planificación manual anterior. Por ejemplo, la solicitud y concesión de permisos, viajes de negocios y otras ausencias también pueden gestionarse digitalmente a través de Flexplan. Igualmente, todas las confirmaciones y modificaciones de los planes pueden comunicarse automáticamente al personal interesado por correo electrónico.
Gracias a su estructura genérica, es posible adaptar el software a las necesidades individuales del cliente y ampliarlo con los módulos que se necesiten o se deseen. Además, la solución de software también puede establecer conexiones con los sistemas de gestión del tiempo a través de una interfaz. Los derechos de usuario en Flexplan se asignan a diferentes usuarios o roles. Por su parte, los responsables de la planificación de horarios pueden crear dichos horarios, así como publicarlos y administrar usuarios individuales. Por ejemplo, un empleado puede ver los horarios publicados y expresar sus deseos en una pantalla de introducción de datos. Y la administración de los empleados también permite la gestión de contratos o de cualificaciones.
Gracias a la intuitiva interfaz de usuario y a la potencia de cálculo del software, XITASO pudo reducir al mínimo el grado de complejidad que reviste la creación de horarios, hasta el punto de que el proceso de planificación requiere ahora solo unos minutos, mientras que, en el pasado, cuando las tareas se realizaban de forma manual, se necesitaban varios días. Además, el UNIKA-T dirigió y evaluó en paralelo la incorporación de este software de planificación de horarios. Así, gracias a la automatización, la programación de los horarios solo requiere unos dos minutos al mes y la programación de los turnos diarios, aproximadamente un minuto a la semana. En el transcurso de un estudio de aceptación que duró más de 19 meses, también se pudo comprobar que la satisfacción del personal ha aumentado considerablemente desde que se implantó Flexplan.
En este contexto, cabe destacar sobre todo el índice de cumplimiento del 87 % de las solicitudes de servicio, que incluye también el cumplimiento del 99 % de las solicitudes de días libres. Así pues, el software no solo ofrece ventajas para la dirección del hospital, sino que los responsables de elaborar los horarios y turnos y los médicos individuales también se benefician de él.
El sistema ha demostrado ser tan estable, fiable y productivo en la práctica del Servicio de Anestesiología del MRI, que Flexplan también se utiliza ahora en el Departamento de Cirugía del MRI, adaptándolo, por supuesto, a sus necesidades específicas.
La primera puesta en marcha de Flexplan corrió a cargo del médico jefe del Servicio de Anestesiología del MRI, el profesor numerario Prof. Dr. Manfred Blobner, que también actuó como asesor durante todo el proyecto. El Prof. Dr. Jens Brunner, catedrático de Operaciones Sanitarias/Gestión de la Información Sanitaria de la Universidad de Augsburgo y director ejecutivo adjunto del UNIKA-T, y Christopher Gross, asistente de investigación y estudiante de doctorado de la cátedra de Operaciones Sanitarias/Gestión de la Información Sanitaria, también han desempeñado un papel destacado en el proyecto.
Los empleados de XITASO, Gross y el profesor Brunner, director general de XITASO Healthcare GmbH desde 2016, son dos expertos contrastados en el ámbito de la planificación de horarios del personal médico y de enfermería. Sus hallazgos científicos se han incorporado a Flexplan en todas las fases del proyecto.
Nurgül Abdullahi
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