Unser (Home-)Office-Simulator

Für viele Menschen gilt schon seit fast einem Jahr: Corona-Zeit ist Home-Office-Zeit. Auch wenn die Arbeit im Home-Office für uns bei XITASO gut funktioniert, testen unsere Teams immer wieder neue Möglichkeiten, um die Situation noch besser zu gestalten. Zum Beispiel mithilfe eines (Home-)Office-Simulators – Software-Entwickler David Hacker teilt seine Erfahrungen.

Herausforderung Home-Office

Auf Dauer ist die Arbeit von zu Hause aus für manche eine große Herausforderung. Sei es, weil die Arbeit im Team deutlich erschwert wird, weil eine “Einzelkämpfer”-Stimmung aufkommt oder einfach weil andere Dinge in der eigenen Wohnung für Ablenkung sorgen. Ich selbst bin auch schon in dieses Loch gefallen und bin in meine Arbeit abgetaucht, kam nicht weiter, weil ich andere nicht anrufen und stören wollte oder konnte mich nicht zu 100 Prozent auf meine Arbeit fokussieren, weil ich durch andere Sachen um mich herum abgelenkt wurde.

Noch schwieriger wird die Situation, wenn man während der Home-Office-Zeit in ein neues Team wechselt. Diese Erfahrung habe ich gemacht, als ich im Sommer in ein neues Team gekommen bin, das Bedarf für einen weiteren Software-Entwickler hatte. Man hat nur wenige Chancen, sein neues Team richtig kennenzulernen. Das macht die Eingewöhnung deutlich schwieriger.

In meinem neuen Team haben wir erkannt, dass uns die Home-Office-Situation manchmal Schwierigkeiten bereitet. Da Eigenverantwortung und Selbstorganisation bei XITASO eine große Rolle spielen und es uns ganz im Sinne des Agilen Manifests wichtig ist, dass man lieber mutig neue Wege testet und lernt als ewig plant und scheitert, haben wir nach einer schnellen und einfachen Lösung gesucht. Unser Hauptproblem bestand darin, dass die teaminterne Kommunikation durch das Home-Office stark gelitten und jeder nur für sich gearbeitet hat. Ein kontinuierlicher Erfahrungsaustausch, der im Büro für uns so einfach und selbstverständlich war, fand plötzlich nicht mehr in gleicher Weise statt, wodurch an manchen Stellen Wissensinseln und Silos entstanden sind. Wenn zum Beispiel jemand ein Problem hat, bei dem eine Kollegin oder ein Kollege helfen könnte, dann ist so etwas im Büro einfach zu lösen – im Home-Office ist der Aufwand und die Hürde viel höher. Man muss nachschauen, ob der- oder diejenige erreichbar ist, dann anrufen und seinen Screen teilen. Das Gefühl, die anderen dabei in ihrer Arbeit zu stören ist viel größer, als wenn man mal eben im Büro miteinander sprechen kann.

Um das zu vermeiden, kam die Idee auf, ein “virtuelles Office” einzurichten.

Unser (Home-)Office-Simulator – keep it simple

Für unseren (Home-)Office-Simulator nutzen wir ganz einfach einen Meeting Call in Microsoft Teams, den wir jeden Morgen starten und der den ganzen Tag lang läuft. Wer nicht allein arbeiten möchte, kann diesem Call jederzeit beitreten. Wir haben uns im Team auf den Simulator committed und in mehreren Retrospektiven immer wieder den Actionpoint festgehalten, dass wir den Simulator intensiver nutzen wollen, um die Kommunikation zu verbessern. Nach und nach wurde unser “virtuelles Office” so zum Dreh- und Angelpunkt in unserem Team.

Xitaso Insights Office Simulator

Mittlerweile ist es für mich Normalität, dass ich regelmäßig im (Home-)Office-Simulator-Call bin, wenn ich gerade keinen Termin habe. Oft lasse ich den Call dann einfach nur nebenher laufen ohne aktiv teilzunehmen. So sehen meine Kolleginnen und Kollegen, dass ich gerade ansprechbar bin und bei Problemen schnell helfen kann. Auch wenn es nichts konkret zu besprechen gibt, sieht man die anderen über die Cam und hört sie, wenn sie sich mal ärgern oder sich freuen – genau wie im Büro eben. Manchmal teilt jemand seinen Bildschirm während er arbeitet. Das hat schon zur Vermeidung von Fehlern geführt, weil einer Kollegin oder einem Kollegen vielleicht zufällig etwas auffällt, was er dann direkt erwähnen kann. Natürlich fordert das Ganze auch viel Offenheit und Transparenz, was als Teil unseres XITASO Codes für uns grundsätzlich sehr wichtig ist und von uns allen tagtäglich gelebt wird.

Die konsequente Nutzung des (Home-)Office-Simulators hat es mir vereinfacht, in meinem neuen Team Fuß zu fassen. Die Hemmschwelle, jemanden bei Fragen oder Problemen zu kontaktieren, ist durch dieses dauerhafte Kommunikationsmöglichkeit deutlich gesunken. Insgesamt haben wir es so geschafft, dass sich das Team in dieser ungewöhnlichen Situation durch die räumliche Distanz nicht auseinanderdividiert hat, sondern noch mehr zusammengerückt und daran gewachsen ist. Wir haben erkannt, dass es damit möglich ist, Silos im Team aufzubrechen oder gar nicht erst entstehen zu lassen.

Den Simulator richtig nutzen – Fokus!

Für den richtigen Umgang mit dem Simulator benötig man viel Fokus, um ihn auch sinnvoll zu verwenden und weder in ausschweifende Diskussionen noch in Small Talk abzuschweifen. Sobald eine Diskussion zu groß wird oder nur einen kleinen Teil des Teams betrifft, ist es sinnvoll, das Thema aus Respekt gegenüber den anderen in ein separates Meeting auszulagern. Damit kann gewährleistet werden, dass jeder in Ruhe auch seiner Arbeit nachgehen kann und nicht aus dem “virtuellen Office” flüchten muss. Für uns ist es hilfreich, solche separaten Meetings nicht als private Anrufe durchzuführen, sondern als offen zugängliche Meetings, sodass jeder im Team auf einen Blick sieht, zu welchen Themen es gerade Diskussionen gibt und sich jederzeit zuschalten kann.

Eine andere Gefahr, den Fokus im (Home-)Office-Simulator zu verlieren, besteht darin, in Small Talk abzuschweifen. Um das zu vermeiden, haben wir einmal am Tag einen separaten “Coffee Call” eingerichtet, um gemeinsam auch mal Pause zu machen und nicht nur über die Arbeit zu reden.

Die fünf Scrum Werte

Der (Home-)Office-Simulator kommt ohne die 5 Werte des Scrums nicht aus. Diese Werte sind uns bei XITASO sehr wichtig und werden in allen Bereichen gelebt.

Mut

Die Mitglieder des Scrum-Teams haben Mut, das Richtige zu tun und an schwierigen Problemen zu arbeiten.

Fokus

Jeder konzentriert sich auf den Sprint und die Ziele des Scrum-Teams.

Commitment

Jeder committed sich persönlich dazu, die Ziele des Scrum-Teams zu erreichen.

Respekt

Die Mitglieder des Scrum-Teams respektieren sich gegenseitig als fähige und unabhängige Menschen.

Offenheit

Das Scrum-Team und die Stakeholder sind offen für alle anstehenden Arbeiten und Herausforderungen.

Alles in allem kann ich sagen, dass unser (Home-)Office-Simulator zusammen mit dem “Coffee Call” das Home-Office für mich revolutioniert hat und ich sehr froh bin, dass wir alle bei XITASO offen dafür sind, neue Wege zu gehen und immer weiter nach Möglichkeiten suchen, die ungewohnte Situation noch besser zu gestalten.

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