Erkenntnisse aus unserer Nutzerbefragung mit Kliniken und Herstellern

In einem Krankenhaus stehen tausende Medizingeräte. Wer welches Gerät gerade benutzt, wo es steht, wann es zuletzt geprüft wurde und in welchem Reparaturvorgang es hängt, steht heute vielerorts in Listen, E-Mail-Postfächern und Köpfen. Wir haben bei Kliniken und bei Herstellern nachgefragt.

Beatmungsgeräte, Endoskopietürme, Ultraschallsysteme, Infusionspumpen: Genau hier setzt unser Projekt ORTwin Connect an. Wir bauen einen digitalen Zwilling, also ein digitales Abbild des Gerätebestands, das Betriebszustand, Verfügbarkeit, Prüfhistorie und laufende Vorgänge an einer Stelle sichtbar macht.

Bevor wir Oberflächen entwerfen, wollten wir wissen, wie der Alltag wirklich aussieht und ob das Problem, das wir zu lösen glauben, überhaupt das Problem der Menschen vor Ort ist. Dafür haben wir eine Nutzerbefragung auf zwei Seiten durchgeführt: bei den Kliniken, die Geräte betreiben, und bei den Herstellern, die sie bauen. Die wichtigsten Ergebnisse teilen wir hier in anonymisierter Form.

01 Projekt

Das Projekt im Überblick

ORTwin Connect entsteht im Rahmen eines Forschungsprojekts mit unseren Partnern ERBE Elektromedizin und dem ICCAS der Universität Leipzig. Das System führt Gerätedaten aus dem SDC-Standard über in den Standard der Verwaltungsschale (Asset Administration Shell), einem digitalen Zwilling, der als herstellerunabhängiges Datenformat schon heute Industrieanlagen beschreibt.

Wofür es gedacht ist

Gerätezustand und Verfügbarkeit auf einen Blick, statt Telefonrunde durch drei Stationen. Prüf- und Wartungsfälligkeiten nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Vorgangsverfolgung. Und ein gemeinsames Datenformat, das nicht für jeden Hersteller neu gebaut werden muss.

Für wen

Medizintechnik und Instandhaltung, Bereichs- und Pflegeleitungen im OP, Klinik-IT und mittelbar die Gerätehersteller, die ihre Produkte im Feld besser verstehen wollen.

02 Methodik

Wie wir befragt haben

Die Befragung bestand aus zwei Teilen mit unterschiedlichem Charakter. Das ist für die Einordnung der Zahlen wichtig.

Standardisierter Fragebogen an Hersteller

Zehn vollständige Antworten, erhoben im Mai 2026 im Umfeld einer Branchenmesse. Acht Fragen zu Standards, Datenbedarf, Hürden, Nutzen und Risiken.

Qualitative Gespräche mit der Betreiberseite

Fünf Einzelgespräche zwischen Juni und August 2026 als leitfadengestützte Interviews von 60 bis 90 Minuten. Beteiligt waren Rollen aus OP-Bereichsleitung, Medizintechnik/Instandhaltung und Klinik-IT an zwei Klinikstandorten sowie zwei Kontextgespräche mit einem Dienstleister und einem Softwareanbieter. Dokumentiert wurde in Mitschriften, nicht als Wortprotokoll.

03 Herstellerseite (n = 10)

Hohe Offenheit, klare Datenwünsche, wenig Angst

Den Herstellern von Medizintechnikgeräten wurden Fragen zum aktuellen Stand und zu ihren Erwartungen an digitale Zwillinge gestellt.

Offenheit für herstellerübergreifende Standards

Auf einer Skala von 1 (gar nicht offen) bis 5 (sehr offen) lag der Durchschnittswert bei 4,0. Insgesamt haben alle Proband:innen sich als durchschnittlich bis sehr offen eingeschätzt. Keine Nennung lag unter 3.

Abb. 1: Offenheit der Proband:innen für herstellerübergreifende Standards.

Aktuell genutzte Kommunikationsstandards

SDC wurde sieben Mal genannt, proprietäre Kommunikationsstandards vier Mal. Zwei Proband:innen nannten beides, eine Person machte keine Angabe.

Abb. 2: Aktuell verwendete Kommunikationsstandards von Medizintechnikgeräten. Mehrfachnennungen waren möglich.

Gewünschte Daten nach der Auslieferung

Auf die Frage, welche Daten sich die Proband:innen von einem digitalen Zwilling wünschen, wurden unterschiedliche Aspekte genannt. Häufig genannt wurden Zustands- und Fehlermeldungen, Nutzungsverhalten, Software- und Firmwarestand, Service- und Wartungshistorie sowie der Standort der Geräte.

Abb. 3: Gewünschte Daten nach Auslieferung. Je größer ein Wort, desto häufiger wurde es genannt.

Befürchtete Risiken

Gefragt nach Risiken für Wettbewerbsposition und geistiges Eigentum zeigte sich ein überwiegend entspanntes Bild: Fünf Proband:innen sehen keine Risiken, drei können sich teilweise Risiken vorstellen („hängt von der Umsetzung ab“), zwei Personen rechnet mit Risiken.

Abb. 4: Befürchtete Risiken in Hinblick auf digitale Zwillinge von Medizintechnikgeräten.

Hürden und erwarteter Mehrwert

Als größte technische Hürden nannten die Proband:innen fehlende Standardisierung und einheitliche Datenpunktnamen, die Integration in bestehende Systeme, niedrige Datenqualität und Netzabdeckung sowie hohe Kosten. Gleichzeitig erhoffen sie sich als Mehrwert eine verbesserte Serviceplanung, Fehlererkennung vor dem Ausfall, After-Sales-Angebote, ein besseres Qualitätsmanagement und neue Geschäftsmodelle.

Abb. 5: Erwarteter Mehrwert durch digitale Zwillinge. Je größer ein Wort, desto häufiger wurde es genannt.

Tabelle 1: Ergebnisse im Überblick

04 Betreiberseite (n = 5)

Drei Rollen, drei unterschiedliche Zeitfresser

Auf der Betreiberseite zeigte sich schnell: Der größte Zeitfresser ist je Rolle ein anderer. Wir haben die Aussagen deshalb nach Themen geordnet und nicht nach Häufigkeit.

1. Geräte finden: der Schmerz, der am lautesten genannt wird

Das Suchen ist im OP der erklärte Spitzenreiter. Eine OP-Bereichsleitung nennt die Suche nach einem freien Ersatzgerät in einem anderen Saal als ihren größten Zeitverlust; nach einer Notfallverschiebung seien Geräte „teilweise tagelang verschollen“.

Auch die Prüfung läuft darauf hinaus. Eine Klinik-IT beschreibt, dass Prüfende einen am Patienten mitverlegten Monitor schlicht nicht mehr finden. Die Folge ist jedes Mal dieselbe Diskussion, wer suchen geht: Station oder Medizintechnik. In beiden Fällen ist der Zeitaufwand erheblich.

2. Wartung und Prüfung: geplant wird über Fristen, dokumentiert wird von Hand

Die Planung funktioniert, die Dokumentation kostet. Fällige Prüfungen kommen heute als Vorlaufliste („in sechs Wochen sind folgende Geräte fällig“) oder als E-Mail an die Teamleitung. Das Protokollieren selbst erfolgt überwiegend handschriftlich oder durch Abtippen, mit dem erwartbaren Fehlerbild.

Automatisierung scheitert nicht am Willen, sondern an der Schnittstelle. Prüfgeräte könnten ihre Messwerte direkt in die Dokumentation einspeisen. Dafür braucht es jedoch je Hersteller eine Schnittstelle und eine Anpassung der Software, was Aufwand und Kosten bedeutet.

Feste Intervalle statt realem Verschleiß. Zwei Gespräche kritisieren, dass identische Geräte mit sehr unterschiedlicher Nutzung im selben Rhythmus gewartet werden. Der Wunsch: eine zustandsbasierte Wartung, bei der sich Intervalle am tatsächlichen Verschleiß orientieren.

Vom reaktiven zum geplanten Ausfall. Defekte fallen heute meist erst beim Gerätecheck kurz vor dem Eingriff oder während der Nutzung auf. Mehrfach gewünscht wurde eine Meldung durch das Gerät selbst sowie eine Fälligkeitsanzeige „wie beim Smartphone“ statt einer E-Mail. Dazu eine Ausfallstatistik: Welche Geräte fallen auffällig oft aus?

3. Kommunikation mit Herstellern und Dienstleistern: der unterschätzte Zeitfresser

Die Kommunikation der Betreibenden mit Herstellern und Dienstleistern war das zweite dominante Thema und in der Medizintechnik-Instandhaltung sogar der ausdrücklich größte Aufwandstreiber im Alltag.

Kein Vorgangsstatus, nur Postfächer. Angebote, Kostenvoranschläge und Rückfragen laufen per E-Mail, gehen im Posteingang oder im Spam unter, und es bleibt unklar, ob eine Nachricht angekommen und gelesen wurde. Zitiert als „viel hin und her“, mit der Einschätzung, dass es tendenziell schlechter wird.

Der direkte Weg ist oft versperrt. Mehrere Hersteller wünschen den Kontakt über eine Hotline statt über bekannte Techniker; teils werden selbst Gerätepasswörter nicht herausgegeben, sodass jemand vor Ort erscheinen muss.

Daten als Geschäftsmodell. Zwei Gespräche berichten, dass Betriebsdaten in Herstellerclouds liegen und für Betreiber nicht oder nur separat zugänglich sind. Eine breit angelegte Anfrage an deutsche Hersteller zur Datenbereitstellung blieb überwiegend unbeantwortet.

Lange Wartezeiten mit direkter Folge im OP. Ersatzteile und Servicetermine ziehen sich; fällt ein Gerät dadurch länger aus, kann ein Saal oder eine Operation nicht stattfinden.

05 Randbedingungen

Weitere Themen, die wir mitnehmen

Neben den drei Kernengpässen kamen in den Gesprächen Themen auf, die die Umsetzung direkt beeinflussen.

IT-Sicherheit ist Voraussetzung, nicht Nebenaspekt

Die Gespräche zeigen ein Spannungsfeld: Geräte sollen Daten in die Kliniksysteme liefern und zugleich vom Netz abgeschirmt werden. Erschwerend kommen nicht aktualisierbare Altsoftware auf Geräterechnern, nach Updates abreißende Fernwartungszugänge und der hohe manuelle Aufwand hinzu, je Gerät Sicherheitsmerkmale und benötigte Netzwerkfreigaben zu ermitteln. Abgewehrte Angriffe sind in diesem Umfeld keine Theorie.

Einweisung und Qualifikation sind aufwändig und organisatorisch ungeklärt

Viele Gerätetypen, hohe Personalfluktuation und zu wenig Zeit für Schulungen. Aus den Interviews wurde ersichtlich, dass daraus wiederkehrende Bedienfehler und vermeidbare Schäden an teuren Komponenten entstehen. Ob Pflege oder Medizintechnik für Einweisungen zuständig ist, wird je Organisation unterschiedlich geregelt.

Beschaffung hat lange Vorlaufzeiten

Von der Bedarfsmeldung bis zur Lieferung können ein bis zwei Jahre vergehen. Die Gespräche deuten außerdem darauf hin, dass technische Expertise in Beschaffungsentscheidungen nicht immer eingebunden ist.

Der Bestand ist älter als die Technik, die wir anbinden wollen

Ein Haus beschreibt Geräte jenseits der zehn Jahre ohne jede Kommunikationsfähigkeit, bei einer üblichen Lebensdauer von 10 bis 15 Jahren.

06 Fazit

Fazit und nächste Schritte

Beide Befragungen haben unsere Ausgangsannahme bestätigt und gleichzeitig erweitert.

Bestätigt: Der Informationsstand über den eigenen Gerätebestand ist lückenhaft. Beide Seiten, Kliniken und Hersteller, haben ein Interesse an denselben Daten.

Erweitert: Es gibt nicht einen Engpass, sondern drei. Im OP ist es das Finden eines Geräts. In der Instandhaltung ist es die handschriftliche Prüfdokumentation und vor allem die Kommunikation mit Herstellern und Dienstleistern, deren Stand nirgends sichtbar ist. In der Klinik-IT ist es der dünne Datenstrom aus den Geräten selbst.

Unsere nächsten Arbeitsschritte

1. Standortdaten sichtbar machen

Eine manuell gepflegte Standortangabe wird in der Oberfläche anders dargestellt als eine gemessene mit Zeitstempel. „Standort unbekannt“ bleibt ein zulässiger Zustand.

2. Keine Genauigkeit vortäuschen

Statt eines Grundrisses mit Gerätepunkten zeigen wir die Hierarchie Gebäude › Etage › Raum. Das deckt sich mit dem geäußerten Bedarf und mit der tatsächlichen Datenqualität.

3. Zwei Szenarien priorisieren

Gerätezustand und Ersatzverfügbarkeit im OP sowie die Prüf- und Wartungskette von der Fälligkeit bis zur Dokumentation werden nun als Wireframes ausgearbeitet.

4. Vorgänge sichtbar machen

Reparatur, Prüfung und Rückruf erhalten einen nachvollziehbaren Status am Gerät, damit der Stand eines Vorgangs nicht länger im E-Mail-Verlauf einzelner Personen liegt.

5. Prototyp validieren

Der Prototyp wird in weiteren Nutzerstudien getestet und gegen die Praxis geprüft.

Autorinnen

Emily Schiller

Christin Rahnfeld