09. Feb 2021
Prácticas correctas de UI/UX. Lo que importa a la hora de aplicar los procesos
UI/UX son las siglas de interfaz de usuario y experiencia de usuario (del inglés «user interface» y «user experience») y es una de las competencias principales de XITASO. El ámbito de UI/UX hace que el software resulte fácil de utilizar y, por lo tanto, garantiza la satisfacción de los usuarios y el éxito de la empresa.
En este artículo, nuestro experto en UI/UX, Simon Engelmann, muestra los retos que existen en muchos proyectos y las prácticas correctas de UI/UX que han demostrado su eficacia en XITASO.
Visión general
1. Menos es más
El hecho de que un software tenga muchas funciones no significa necesariamente que sea un buen software.
2. Cuanto más fácil, más difícil
Lo que al final parece un juego de niños, puede resultar ser un trabajo muy laborioso durante el análisis del proceso.
3. El contexto de uso
Se trata de algo más que responder a la pregunta relativa a qué se le pide a un nuevo software.
4. Visión holística o integral
Solo los que saben ver el proceso completo y sus interacciones pueden crear un software que se acepte realmente en todos sus aspectos.
5. Resumen
1. Menos es más
Al principio de un proyecto, con frecuencia no hay más que un concepto genérico o una visión. Rara vez existen ideas concretas sobre el tipo de producto o servicio que debe conseguirse. ¿Qué funciones se necesitan? ¿Y cuáles son las más urgentes?
En el caso del cliente, es el propietario del producto el que toma la decisión a este respecto. No obstante, por lo general, hay muchas otras partes interesadas en la junta directiva y en otros departamentos que quieren que se incorporen ciertas funciones, por lo que también influyen en las decisiones del propietario del producto. Así, cuando el propietario del producto intenta satisfacer los deseos o las necesidades de todas las partes interesadas, es muy fácil perder el enfoque rápidamente, por lo que el resultado es una interfaz desordenada e incoherente que los usuarios ya no entienden.
En principio, la existencia de una gran cantidad de funciones no es algo malo; no obstante, después de eso, es preciso apoyar y guiar a los usuarios. Los usuarios solo deben enfrentarse a un número manejable de funciones por página y, al mismo tiempo, deben recibir ayuda sobre el orden en el que deben realizarse cada una de ellas.
Por supuesto, el número de funciones puede ser amplio, pero estas tienen que estar bien desglosadas o subdivididas para que los usuarios no se sientan abrumados en ningún momento. En todo caso, la cuestión sigue siendo qué funciones deben ofrecerse en cada momento. Y, para ello, es importante guiarse por la frecuencia de uso de tales funciones. Así, las que se necesitan de forma constante pueden estar a un solo clic de distancia, tal vez incluso mostrarse siempre, independientemente de la página en la que uno se encuentre en el software. Por su parte, para las funciones menos utilizadas, basta con un lugar menos destacado.
Incluso si existe una buena subdivisión y los usuarios se desenvuelven con facilidad a pesar de las numerosas funciones, cada una de ellas debe cuestionarse con un espíritu crítico.
¿Ayuda esta función realmente a los usuarios a realizar su trabajo?
Si la respuesta a esta pregunta no es inequívocamente «Sí», es aconsejable atreverse a omitir algunas funciones. Al final, unas pocas funciones muy bien aplicadas benefician más al usuario que muchas, pero a medio hacer.
2. Cuanto más fácil, más difícil
Mostrar menos no significa que el abanico de funciones sea menor o que la aplicación sea menos compleja. Tampoco supone menos trabajo a la hora de crear la aplicación, sino mucho más.
Además de analizar la frecuencia con la que se necesita cada una de las funciones, también es importante comprender de forma detallada las tareas y los procesos, pues solo así es posible proponer optimizaciones que realmente den lugar a la simplificación deseada.
En resumen, se puede decir lo siguiente: Cuanto más sencillo deba ser el manejo al final, más esfuerzo hay que dedicar a la comprensión de los procesos. Cuanto más complejos sean estos procesos, mayor será el esfuerzo necesario para crear una interfaz de usuario intuitiva.
En el mejor de los casos, los usuarios ni siquiera se enfrentarán a una tarea a través de la interfaz de usuario, pues esta se ejecutará automáticamente en segundo plano.
Hacer que las cosas difíciles sean sencillas requiere tanto más tiempo cuanto más complejos sean los procesos.
3. El contexto de uso
Para evitar interfaces sobrecargadas y funciones innecesarias, es necesario centrarse desde el principio en los usuarios y en su contexto de uso.
El contexto de uso comprende los usuarios, así como sus tareas y su entorno.
Los usuarios
Se trata en este caso de tener una idea más precisa de quién va a manejar la aplicación al final. ¿De cuánta experiencia previa se dispone en el manejo de aplicaciones digitales? ¿Qué objetivos persigue la persona en el trabajo?
Si, en un momento posterior, los usuarios tienen dificultades para llevar a cabo sus tareas o se muestran escépticos respecto a la aplicación por cualquier motivo, no utilizarán el software nuevo. Y esto significa que todo el trabajo habrá sido en vano.
Las tareas
Las tareas de los usuarios son el elemento principal del contexto de uso. Son el motivo por el que el sistema y la interfaz de usuario existen en absoluto. La única razón de ser del software es simplificar las tareas repetitivas de los usuarios. Por lo tanto, lo más importante es trabajar de forma minuciosa en las tareas principales y evaluarlas como es debido.
Las tareas deben examinarse y comprenderse, pues solo así es posible evaluar la importancia de la tarea en el contexto general y averiguar las posibilidades de optimización de las que se dispone. También puede ocurrir que la tarea ya no se necesite en el nuevo sistema.
Para evaluar las tareas, resulta útil formar grupos y clasificar las tareas según la frecuencia con la que se desarrollan en cada dispositivo.
¿Cuáles son las principales tareas y con qué frecuencia realizan en el smartphone, la tableta y el PC?
El etorno
El entorno de los usuarios tiene un efecto muy importante en el diseño de la interfaz de usuario. Así, es preciso responder a preguntas como las siguientes:
- ¿Qué dispositivos se utilizan?
- ¿A qué distancia se observan?
- O, por ejemplo, ¿se usan guantes? Este factor debe tenerse en cuenta, por ejemplo, a la hora de seleccionar el panel de control.
- ¿En qué horario se trabaja?
- ¿Existen actividades o ruidos que puedan dar lugar a distracciones?
- ¿Se utilizan otras aplicaciones de forma paralela?
- ¿Qué conocimientos especializados tienen los usuarios?
- ¿De cuánto tiempo disponen para completar sus tareas?
- ¿Qué herramientas existen al alcance?
Para conocer todos estos detalles, también es importante invertir suficiente tiempo en entrevistas con los usuarios.
Personas
Las personas son un método para comprender realmente quiénes son los usuarios concretos del software. Así, se crean perfiles de usuarios, donde cada uno es representativo de un grupo de usuarios concreto.
Los perfiles contienen la información recopilada sobre los propios usuarios, sus tareas, su entorno y sus recursos. En consecuencia, todos los integrantes del equipo del proyecto obtienen una imagen concreta de los destinatarios para los que se está desarrollando la aplicación. Por otro lado, a través de la presentación detallada con foto, nombre y cualidades, la persona queda bien grabada en nuestra memoria. Además, teniendo en la mente a las personas creadas, es posible desarrollar mejor las características del producto, así como los conceptos de interacción o el aspecto estético de la aplicación.
Las llamadas personas dan ejemplos concretos de quiénes utilizan el software y cómo lo hacen.
¿Cómo afectará el contexto de uso a la interfaz de usuario?
En uno de nuestros proyectos, el análisis del contexto de uso reveló que el software era solo uno de los muchos que había que manejar. Así pues, el software que se desarrolle debe poder funcionar «de forma paralela». El elemento más importante en este punto era el indicador de estado que, en el caso de producirse un evento crítico, debía informar al usuario de manera inmediata. Así pues, en la vista reducida se mostraba únicamente el estado del sistema (rojo, amarillo, verde) en toda la superficie, mientras que una animación ilustraba la urgencia o gravedad del evento con diferentes velocidades.
El software es solo uno de los muchos que hay que manejar. Por lo tanto, los cambios de estado importantes deben mostrarse en tamaño grande y de forma clara.
Otro elemento que hay que tener en cuenta es que la aplicación se utilizaba con frecuencia en entornos oscuros, por lo que, además de la clásica variante clara, se creó una variante oscura para que los ojos tuvieran que realizar la menor acomodación posible al cambiar entre el entorno y el monitor y, de este modo, no se cansaran tan rápidamente.
Interfaz de usuario oscura para evitar la fatiga ocular en entornos oscuros.
4. Visión holística o integral
Para la primera versión del software, la atención se centra en los usuarios principales, pues son los que más necesitan el software nuevo. Este es un paso muy importante, pero también hay que tener en cuenta siempre a los demás grupos que pueden tener puntos de contacto con el sistema.
Así pues, de dentro hacia fuera: usuarios principales, usuarios secundarios, partes interesadas.
El águila al acecho
Llegado este punto ¿cómo podemos garantizar que se tiene en cuenta a todas las partes interesadas, junto con sus necesidades y que, por lo tanto, es posible optimizar los procesos de forma integral?
En uno de nuestros proyectos, había que desarrollar un configurador de productos para acelerar los procesos de venta de transmisiones para barcos.
Para tener en cuenta a todos los implicados en el proceso, el primer paso de la fase de análisis consistió en realizar una «vista de pájaro» de todo el proceso, pues esto permitiría obtener una buena visión de conjunto de aquellos que debían participar y, en caso necesario, de los procesos que eran interdependientes.
Visión general del proceso a vista de pájaro, que abarca desde la solicitud de presupuesto hasta la configuración de la transmisión para barcos y su validación, la elaboración del presupuesto, la producción y la entrega.
Después de la visión de conjunto, examinamos más de cerca un paso del proceso. En nuestro caso, se trataba del paso correspondiente a la «preselección», pues era el más urgente para los usuarios principales y constituía la base para los pasos posteriores.
Centrarse en un paso del proceso que debe examinarse con más detalle.
Análisis y optimización del estado real
El paso detallado correspondiente a la «preselección» se desglosa en sus pasos individuales y se analiza. ¿Qué grupos de empleados están involucrados? ¿Qué documentos o recursos se utilizan? ¿Qué dependencias o interacciones existen?
Esta visión de conjunto ayuda a comprobar el estado actual de cada una de las optimizaciones. En este caso, por ejemplo, se identificó que el proceso podía acelerarse de forma considerable mediante la validación en tiempo real de la configuración, mientras que, anteriormente era preciso seleccionar primero la configuración manualmente para, después, confirmarla a través de otro departamento.
Análisis y optimización del estado real.
Software que se acepta y adopta
El enfoque integral y la amplia participación de los diferentes grupos de empleados no solo proporcionan valiosos conocimientos para los nuevos conceptos, sino que también refuerzan la voluntad de los usuarios de aceptar y adoptar el nuevo software. De hecho, los que han participado y contribuido están mucho más motivados para utilizar el nuevo software y dar su opinión.
Supongamos lo siguiente. El software se desarrolló en un pequeño círculo y, objetivamente, se aplicó de forma perfecta. Se dispone de todas las funciones necesarias, se cumplen todas las pautas de usabilidad y la aplicación tiene un aspecto atractivo. Es poco probable que se consiga este buen resultado si solo participan unos pocos usuarios, pero supongamos que sí. Incluso en este caso, el software no tendrá éxito. A nosotros nos brillan los ojos cuando se trata de diseñar un nuevo software. En cambio, los usuarios lo ven de forma más crítica. Y con razón, pues ellos son los que tendrán que adaptar y manejar el software a diario. En este punto, existe mucho escepticismo. ¿Se han tenido en cuenta mis tareas en la nueva versión? ¿Cómo se representan? ¿Seguirán existiendo realmente mis tareas al introducir los nuevos procesos?
En cambio, si yo, como usuario, participo en una fase temprana y contribuyo con mi aportación propia y mis deseos, el software acabará siendo un trocito de mí, por lo que me gustará utilizarlo.
5. Resumen
Menos es más
Todas y cada una de las funciones deben cuestionarse de forma crítica para saber si realmente ayudan a los usuarios a desarrollar sus tareas. Si se tienen dudas al respecto, estas funciones deberán omitirse de forma deliberada.
Si existe un gran número de funciones, es conveniente realizar una división estructurada y guiada en varias páginas, para que los usuarios no tengan la sensación de estar solos en una cabina con cientos de botones.
Por otro lado, la frecuencia de uso determina las funciones que deben estar a un solo clic, así como aquellas en las que basta un lugar menos destacado.
Cuanto más fácil, más difícil
Para poder proponer optimizaciones importantes que simplifiquen el manejo, los procesos deben haberse comprendido con todo detalle. Cuanto más sencillo deba ser el manejo al final, más esfuerzo hay que dedicar a la comprensión de los procesos. Lo que al final parece un juego de niños, puede haber sido un trabajo muy laborioso durante el análisis del proceso.
El contexto de uso
El contexto de uso comprende los usuarios, así como sus tareas y su entorno. En las llamadas personas, esta información puede mostrarse para todos los participantes del proyecto. Son un recordatorio muy palpable de quiénes acabarán utilizando el software.
Los usuarios y su contexto de uso deben ser el centro de atención desde el principio, pues esta es la única forma de crear un software fácil de usar que se acepte y utilice con eficacia.
Visión holística o integral
Pero no solo hay que tener en cuenta a los usuarios principales, sino también a los usuarios secundarios y a las partes interesadas. Y, para conseguirlo, puede resultar útil a observar primero el proceso «a vista de pájaro» con fin de identificar las dependencias o interacciones existentes.
Posteriormente, se pueden analizar con más detalle los pasos individuales del proceso que sean especialmente urgentes, puesto que, a partir de una visualización del estado real, se pueden proponer opciones de optimización.
En lugar de desarrollar el software en un círculo reducido, es indispensable que participe el mayor número posible de usuarios. Los que participan no solo mejoran el software, sino que, al final, también disfrutan utilizándolo.
Autor & persona de contacto
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Simon Engelmann
simon.engelmann@xitaso.com
Simon Engelmann lleva en XITASO desde 2016 y es un experto certificado en UI/UX. Como parte de equipos interdisciplinarios, acompaña los proyectos en el sentido del diseño centrado en el ser humano. Desde la investigación de los usuarios hasta los prototipos de clicks y las pruebas, garantiza el éxito sostenible de las aplicaciones centradas en el usuario.