Team-Kollaboration und Homeoffice muss kein Widerspruch sein – unsere Remote-Netiquette

18. Mai 2020 – Schon seit mehreren Wochen arbeiten zahlreiche Menschen von zu Hause aus. Genug Zeit, um sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen mit der neuen Remote-Situation zu sammeln. Um die Herausforderung Homeoffice auch weiterhin bestmöglich zu meistern, haben wir ein paar Ideen und Tipps gesammelt, die uns die Zusammenarbeit erleichtern: Unsere “Remote-Netiquette”.

Im Zuge der aktuellen Lockerungen beginnen einige Firmen bereits wieder damit, ihre Mitarbeiter zurück an den Firmensitz zu holen. Häufig wird es auch freigestellt, dies eigenverantwortlich zu tun, wenn jemandem zu Hause “die Decke auf den Kopf fällt”. Nichtsdestotrotz wird ein vollständiges Arbeiten aller Mitarbeiter vor Ort in Anbetracht der gegenwärtigen Lage vermutlich noch für eine Weile die Ausnahme darstellen. Der allgemeinen Rückkehr werden auch zukünftig Sicherheitsvorkehrungen wie beispielsweise Abstandsregeln im Weg stehen, die verhindern, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig in den Büros vor Ort sein dürfen. Daneben setzt sich aber in vielen Köpfen bereits die Erkenntnis durch, dass ein effizientes Zusammenarbeiten mit Kollegen und in Teams auch remote möglich ist. Die Politik denkt sogar über einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice nach.

Die Erfahrung zeigt: mit Krisen gehen meist auch langfristige Innovationen und Veränderungen einher. Daher ist es gut möglich, dass sich in Zukunft ein Teil der Arbeit vom Büro in das eigene Arbeitszimmer verlagern wird. Meetings, Vorträge oder gar Workshops werden vermehrt online durchgeführt werden. Das reduziert für viele den Stress des täglichen Pendelns und es ließe sich mit der ein oder anderen Dienstreise auch Zeit, Geld und CO2 sparen.

Bei XITASO entwickeln wir Qualitäts-Software in agilen Teams. Das verlangt enge Zusammenarbeit und schnellen Informationsfluss. Grundlage dafür ist ein Raumkonzept, bei dem Teams beieinander sitzen und so aufgrund der kurzen Wege auch viel voneinander mitbekommen. Daher war auch für uns die breite und konsequente Umstellung auf Homeoffice eine Herausforderung.

Wir möchten euch im Folgenden vorstellen, welche Erfahrungen wir gesammelt haben – im Guten wie im Schlechten – und was wir allen Gleichgesinnten empfehlen können.

Eskalationskonzept bei Fragen oder Informationen an die Kollegen

Gerne wird der Wechsel ins Homeoffice damit begründet, dort konzentriert arbeiten zu können. Das mag noch funktionieren, wenn eine Minderheit von zu Hause aus arbeitet, wird aber zur Herausforderung, wenn das gesamte Team oder ein Großteil davon im Homeoffice sitzt. Ständige Anrufe, Notifications von eingehenden E-Mails und Chat-Nachrichten sabotieren die Fokussierung. Gleichzeitig lebt ein erfolgreiches Team davon, Informationen schnell auszutauschen und Hilfe bei Problemstellungen einfordern zu können. Diese widersprüchlichen Anforderungen lassen sich durch unsere Lösung eines Eskalationskonzeptes in der Praxis aber gut vereinen. Das Prinzip lautet “störe nur, wenn es dringend ist” und muss von jedem Team in Abhängigkeit von Termindruck, persönlichen Bedürfnissen und technischen Voraussetzungen individuell definiert werden. Das erfordert von jedem ein Mitdenken und eine Einschätzung des eigenen Problems auf Basis einer gemeinsamen Übereinkunft. Sobald man ein paar einfache Regeln befolgt, klappt die Balance zwischen Kommunikation und Ruhe aber ausgesprochen gut.

Folgende Regelungen können hilfreich sein:

  • Spontane Anrufe: Rufe einen Kollegen dann an, wenn der Beweggrund so dringend ist, dass du es selbst auch verstehen würdest, dafür aus deiner Arbeit herausgerissen zu werden. Wenn dir mehrere Personen helfen können, prüfe deren Status im Kommunikationsmedium (bspw. MS Teams oder Skype) oder die Verfügbarkeit im Kalender und wähle die Person, die hier am ehesten Erreichbarkeit signalisiert. Schreibe deinen Kollegen vorher im Chat an, denn häufig lautet die Antwort “Gib mir noch zwei Minuten, um etwas zu Ende zu bringen”. Grundsätzlich gilt aber: Bevor du in deiner Arbeit längerfristig geblockt wärst, greife lieber zum Hörer. Jeder versteht, dass es niemanden weiterbringt, wenn du untätig herumsitzt.
  • Fragen und Hilfen mit mittlerer Dringlichkeit: Häufig tauchen Fragestellungen auf, bei denen es reicht, wenn im Laufe des Tages eine Antwort kommt. Im klassischen Fall schreibt man eine E-Mail oder hinterlässt eine Chat-Nachricht. Eine schöne Idee und noch weniger aufdringlich ist der “Ich brauche Hilfe”-Channel. Bei XITASO nutzen wir MS Teams, das uns erlaubt, Gruppen-Kanäle mit abgegrenzten Teilnehmerkreisen zu definieren. Jedes Teammitglied kann diesen Kanal sporadisch mitlesen und Fragen beantworten. Gelöste Anliegen markieren wir und können viele Threads daher beim Lesen des Kanals überspringen. Zudem gibt es bei den Benachrichtigungseinstellungen die Möglichkeit, visuelle und akustische Signale nach Belieben unaufdringlich zu konfigurieren.
  • Feste Meetings oder Kalenderblöcke für Austausch und Fragen: In Abstimmung mit den Kollegen können Zeitfenster im Kalender als Blocker für konzentriertes Arbeiten oder umgekehrt als gut erreichbare Zeitfenster definiert werden. Dann kommen Anfragen und Informationen geballt, während man “einfache Arbeiten” verrichtet, die jederzeit unterbrochen werden können. Slots für konzentriertes Arbeiten werden zudem leichter von Störungen freigehalten, wenn es feste Abstimmungsrunden für Informationsfluss und Fragestellungen gibt. Wer im agilen Umfeld arbeitet, kennt das bekannteste Format: das Daily. In Zeiten von Homeoffice kann ein Team sich überlegen, ob das vielleicht sogar zweimal am Tag Sinn macht. Darüber hinaus bietet es sich an, eine informelle Kaffeerunde abzuhalten. Hier ist der Rahmen etwas freier und ermöglicht auch den ungezwungenen Austausch über Themen, die über die eigentliche Arbeit hinausgehen. Die Diskussion landet zwar trotzdem gelegentlich bei arbeitsbezogenen Themen, wir haben diese kurzen Treffen aber schätzen gelernt, da sie helfen, die fehlende soziale Komponente des täglichen Miteinanders etwas zu kompensieren.

Wir telefonieren mit Bild

Es ist wissenschaftlich belegt und mittlerweile von den meisten Unternehmen gefördert: Das persönliche Gespräch transportiert mehr Informationen als eine E-Mail und vermeidet deutlich mehr Missverständnisse. Bei normaler Kommunikation wird nur ein erstaunlich geringer Teil des Informationsgehalts über den Inhalt transportiert. Weit mehr wird über die Stimme und den Tonfall vermittelt und mehr als die Hälfte der Kommunikation findet auf nonverbaler Ebene statt. Kommunikation also, zu der neben Gestik und Mimik beispielsweise auch die Körperhaltung und die Blickrichtung gehören. Vielfach ist es uns nicht bewusst, aber wir sind erstaunlich gut und schnell in der Lage, aus solchen Signalen relevante Information zu extrahieren. Nicht umsonst lautet die Empfehlung, lieber zum Hörer zu greifen als eine schnelle E-Mail zu schreiben. Auch Chat-Anwendungen haben das erkannt und vor vielen Jahren Emojis eingeführt, um zumindest einen kleinen Beitrag zum Transport von Stimmungen zu leisten. 🙂
Das direkte Gespräch in einem Raum ist natürlich weiterhin unschlagbar, aber bei räumlichen Distanzen wie während des Homeoffices empfehlen wir: Nutze nicht nur dein Mikrofon, sondern aktiviere auch die Kamera, um so den maximalen Informationsgehalt zu transportieren.
Nur ein Beispiel: Wenn man als Sprecher bei einem Zuhörer feststellt, dass der Blick abschweift oder die Stirn gerunzelt wird, dann ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass Verständnisprobleme auftreten oder etwas mehr Zeit benötigt wird, das Gesagte zu verinnerlichen. Hier hilft dann ein kurzes Unterbrechen und Nachfragen. Am Telefon hätte man das nicht gemerkt und der Gesprächspartner hätte vielleicht nicht mehr folgen können.

Termine in größerer Runde

Was für das Gespräch zu zweit gilt, ist auch in Gesprächsrunden bis hin zu Unternehmensversammlungen nicht falsch. Allerdings haben wir hier noch ein paar Tipps, wie diese Meetings zugleich noch effizienter, effektiver und angenehmer ablaufen können.

  • Mikrofone muten: Wer nicht spricht bzw. nicht direkt am Dialog beteiligt ist, stellt sein Mikrofon aus. Das vermeidet störende Hintergrundgeräusche. Viele von uns haben es schon erlebt, wenn im Hintergrund beispielsweise Atemgeräusche, Lautsprecher-Echo, eine Baustelle etc. zu hören sind. Das lenkt Sprecher und Zuhörer gleichermaßen ab und lässt sich durch diese Maßnahme sehr einfach vermeiden. Viele Telefonieprogramme deaktivieren das Mikrofon mittlerweile automatisch, wenn man zu einer größeren Gesprächsrunde stößt. Wichtig ist natürlich, das Mikrofon rechtzeitig zu aktivieren, wenn man am Gespräch teilnehmen will. Häufig erscheint sogar ein Hinweis, wenn das Mikrofon Geräusche wahrnimmt, diese aber nicht weitergeben darf.
  • Kamera deaktivieren: Im Gegensatz zu unserer Empfehlung weiter oben, ist es bei großen Gruppen häufig sinnvoll, wenn lediglich der jeweilige Sprecher sein Kamerabild aktiviert. Dieser Hinweis steht im direkten Zusammenhang mit der begrenzten Internet-Bandbreite vieler Teilnehmer, die zu Qualitätsverlusten bei der Übertragung von Sprache oder gar zu Verbindungsabbrüchen führen kann. Hier besteht eine hohe Abhängigkeit zur genutzten Anwendung, so dass dieser Hinweis unter Vorbehalt zu berücksichtigen ist.
  • Pausen einbauen: In Gruppen-Meetings bietet es sich allgemein an, bei längeren Monologen Pausen zu setzen und Rückfragen zu stellen. Das bremst die eigene Redegeschwindigkeit und hilft zu überprüfen, ob alle Teilnehmer mitkommen oder ob Verständnisprobleme bestehen. Bei der Länge der Pause sollte der kurze Augenblick, bis ein Zuhörer sein Mikrofon wieder aktiviert hat berücksichtigt werden.
  • Moderation: In Gruppen-Meetings, die remote durchgeführt werden, neigen zurückhaltende Kollegen möglicherweise dazu, noch stiller und passiver zu werden. Ein Moderator kann hier gezielt eingesetzt werden, um auch diese Kollegen zum Beitrag zu animieren.
  • Ablenkung vermeiden: Ablenkungen sind im Homeoffice deutlich gefährlicher als im Besprechungszimmer. Hier, im unbeobachteten Zustand und nicht direkt im Dialog eingebunden, ist der Griff zum Handy oder der Blick in ein Browserfenster im Hintergrund sehr verlockend. Daher sollten vor Beginn der Meetings alle Ablenkungen möglichst verbannt werden. Das Thema kann in Form einer kurzen Einführung vom Moderator aufgebracht werden, sollte aber eigentlich von jedem Teilnehmer als selbstverständlich erachtet werden.
  • Fragen koordinieren: Bei Schulungen und Präsentationen vor einem großen Teilnehmerkreis werden Fragen meist nach Handzeichen beantwortet. Das ist remote nicht ganz so einfach. Bereits mehrfach erprobt und absolut empfehlenswert ist es, den Chatverlauf des Programms für das Sammeln von Fragen zu nutzen und diese am Ende oder an geeigneten Stellen zu beantworten. Je nach Größe des Publikums und der Anzahl der zu erwartenden Fragen kann hier auch parallel ein Moderator eingesetzt werden, der den Chatverlauf im Blick behält und an geeigneter Stelle den Monolog des Referenten unterbricht.

Wir hoffen, dass für euch etwas dabei war, was ihr bei euch ausprobieren oder sogar in die Breite tragen wollt. Vielleicht nutzt ihr manche dieser Techniken auch schon oder habt weitere Ideen entwickelt, wie man mit den aktuellen Herausforderungen umgehen kann. Die hier skizzierten Vorschläge haben sich für uns gegenwärtig bewährt. Es gibt aber sicherlich Fälle, in denen andere Lösungen gefragt sind. Momentan befinden wir uns bei XITASO in einer Situation, in der die Teams fast ausschließlich von zu Hause aus arbeiten. Interessant wird es, wenn Teile des Teams im Büro und Teile im Homeoffice sind. Denn dann müssen Konzepte entwickelt werden, die die Remotees gleichermaßen abholen und in die Zusammenarbeit einbinden. Das Thema ist sicherlich noch nicht erschöpft und wir freuen uns darauf, uns weiterhin dazu auszutauschen und unsere Erfahrungen und Eindrücke zu teilen!